Ein wichtiger Schritt in Richtung Online Business: Fragebogen zur steuerlichen Erfassung

Der Start in die Selbstständigkeit bringt viele spannende Herausforderungen mit sich – eine davon ist die steuerliche Erfassung deines Unternehmens. Nachdem du dein Gewerbe angemeldet hast, erhältst du vom Finanzamt die Aufforderung, den sogenannten Fragebogen zur steuerlichen Erfassung einzureichen. Dieses Dokument ist entscheidend für deine zukünftigen Steuerpflichten und sollte mit großer Sorgfalt ausgefüllt werden. Seit dem 1. Januar 2021 gibt es eine wichtige Neuerung: Die Steuernummer für Unternehmen und selbständige Tätigkeiten muss nun elektronisch mit Hilfe des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung beantragt werden.

Natürliche und juristische Personen sowie Personengesellschaften sind verpflichtet, innerhalb eines Monats nach der Eröffnung eines Gewerbebetriebes bzw. einer Betriebsstätte, den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung" beim zuständigen Finanzamt auf elektronischem Weg zu übermitteln. Voraussetzung dafür ist die Registrierung bei ELSTER, dem Online-Portal der deutschen Steuerverwaltung. Neu ist hierbei die Möglichkeit, sich bei ELSTER mit einer einfachen Registrierung per E-Mail-Adresse anzumelden. Diese Registrierungsvariante erzeugt eine Zertifikatsdatei, die ausschließlich zur Übermittlung des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung genutzt werden kann – ideal für neu gegründete Unternehmen oder Selbständige, die noch keine Steuernummer besitzen.

Im Folgenden erkläre ich dir, was der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung genau bedeutet, welche Angaben darin gemacht werden müssen und worauf du besonders achten solltest, um böse Überraschungen zu vermeiden.

1. Allgemeine Informationen über das Unternehmen

In diesem Abschnitt gibst du grundlegende Informationen über dein Unternehmen an, darunter:

• Name des Unternehmens: Wie dein Gewerbe offiziell heißt.
• Rechtsform: Ob es sich um ein Einzelunternehmen, eine GbR, GmbH, UG oder eine andere Rechtsform handelt. Als Einsteiger gehörst du höchstwahrscheinlich erstmal zu den Einzelunternehmen.
• Gewerbeanmeldung: Datum und Ort der Gewerbeanmeldung sowie die zugehörige Steuernummer, falls bereits vorhanden.

2. Persönliche Angaben des Unternehmers

Hier werden deine persönlichen Daten abgefragt:

• Name und Anschrift: Dein vollständiger Name, Geburtsdatum, Geburtsort und deine aktuelle Adresse.
• Steuerliche Identifikationsnummer: Deine persönliche Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID), die dir vom Bundeszentralamt für Steuern zugewiesen wurde. Falls du noch keine hast oder du diese verlegt hast, kannst du diese dort erfragen.

3. Angaben zur Art der Tätigkeit

In diesem Teil des Fragebogens beschreibst du die Art der gewerblichen Tätigkeit, die du ausübst:

• Detaillierte Beschreibung der Tätigkeit: Du musst genau angeben, welche Art von Produkten oder Dienstleistungen du anbietest. Dies ist wichtig für die Zuordnung zu den verschiedenen Steuerarten.
• Branche und Geschäftsfeld: Hier kannst du die Branche angeben, in der du tätig bist, z.B. Einzelhandel, Dienstleistung, Handwerk, etc.

4. Angaben zum erwarteten Umsatz und Gewinn

Dieser Abschnitt erfordert eine Einschätzung deiner zukünftigen finanziellen Situation:

• Erwarteter Umsatz im ersten Jahr: Du gibst an, wie viel Umsatz du voraussichtlich im ersten Jahr erzielen wirst. Diese Schätzung ist wichtig für die Bestimmung, ob du unter die Kleinunternehmerregelung fällst.
• Erwarteter Gewinn: Du musst ebenfalls angeben, wie viel Gewinn du voraussichtlich erzielen wirst. Dies hilft dem Finanzamt, deine Steuerpflichten besser einzuschätzen.

Tipp zur Einschätzung

Es ist ratsam, hier eine möglichst realistische Schätzung abzugeben. Zu niedrige Schätzungen könnten später zu unerwarteten Nachzahlungen führen, während zu hohe Schätzungen unnötig hohe Vorauszahlungen nach sich ziehen können. Hier sind einige Überlegungen dazu:

Hohe Schätzung

Vorteile:

• Wenn du einen hohen Umsatz und Gewinn schätzt, zeigt dies, dass du optimistisch in Bezug auf den Erfolg deines Unternehmens bist.
• Bei einer hohen Schätzung kann das Finanzamt eventuell vorsichtiger agieren und weniger Überraschungen bei späteren Nachzahlungen entstehen.

Nachteile:

• Eine hohe Schätzung kann dazu führen, dass du von Beginn an höhere Vorauszahlungen leisten musst, sowohl für die Einkommensteuer als auch für die Gewerbesteuer und eventuell die Umsatzsteuer.

Niedrige Schätzung

Vorteile:

• Bei einer niedrigen Schätzung bleiben die initialen Steuer-Vorauszahlungen geringer, was deine Liquidität im ersten Jahr entlasten kann.
• Wenn du den Kleinunternehmerstatus anstrebst, könnte eine niedrigere Umsatzschätzung dazu beitragen, unter der Grenze von 22.000 Euro Umsatz zu bleiben und von der Umsatzsteuerpflicht befreit zu sein.

Nachteile:

• Sollte dein tatsächlicher Umsatz oder Gewinn deutlich über deiner Schätzung liegen, kann das zu Nachzahlungen führen, die eventuell deine Finanzen belasten.
• Bei einer zu niedrigen Schätzung könnte das Finanzamt misstrauisch werden und genauere Prüfungen vornehmen.

5. Umsatzsteuerliche Behandlung

Hier entscheidest du, ob du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen möchtest:

• Kleinunternehmerregelung: Wenn dein voraussichtlicher Umsatz im ersten Jahr unter 22.000 Euro liegt und im Folgejahr voraussichtlich unter 50.000 Euro, kannst du wählen, ob du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen möchtest. Wenn ja, bist du von der Umsatzsteuerpflicht befreit, darfst dafür aber auch keine Vorsteuer abziehen.
• Regelbesteuerung: Falls du dich gegen die Kleinunternehmerregelung entscheidest oder dein Umsatz darüber liegt, musst du regelmäßig Umsatzsteuererklärungen abgeben und Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen.

6. Angaben zu Mitarbeitern

Falls du Mitarbeiter beschäftigst, musst du dies ebenfalls angeben:

• Anzahl der Mitarbeiter: Wie viele Personen du beschäftigst.
• Art der Beschäftigung: Ob es sich um Vollzeit-, Teilzeit- oder geringfügig Beschäftigte handelt.
• Lohnsteuerliche Anmeldung: Wenn du Mitarbeiter hast, musst du Lohnsteuer anmelden und abführen.

7. Bankverbindung

Hier gibst du die Bankverbindung an, über die spätere Steuerzahlungen abgewickelt werden:

• Kontoverbindung: IBAN und BIC deines Geschäftskontos, das du für steuerliche Zwecke verwenden möchtest. Ob du tatsächlich ein Geschäftskonto benötigst oder ein ganz normales Girokonto nutzen darfst, hängt von mehreren Faktoren ab.

8. Steuerliche Veranlagung

In diesem Abschnitt legst du fest, wie du steuerlich veranlagt werden möchtest:

• Einkommensteuer: Deine Einkünfte aus dem Gewerbebetrieb werden in deiner persönlichen Einkommensteuererklärung berücksichtigt.
• Gewerbesteuer: Sobald dein Gewinn eine bestimmte Grenze überschreitet, bist du gewerbesteuerpflichtig.
• Umsatzsteuer: Regelungen zur Umsatzsteuerpflicht (falls nicht Kleinunternehmer).

9. Fristen und Abgabepflichten

Abgabe von Steuererklärungen: Abhängig von der Höhe deines Umsatzes und Gewinns wirst du verpflichtet sein, regelmäßig Umsatzsteuer-Voranmeldungen, Einkommensteuer- und Gewerbesteuererklärungen abzugeben.

10. Sonstige Angaben

Je nach Geschäftsmodell und Branche könnten noch weitere spezifische Angaben erforderlich sein, wie z.B. Informationen zu ausländischen Geschäftspartnern oder zu besonderen Steuerbefreiungen. Das ist allerdings schon sehr speziell und wenn du soweit bist, solltest du dir eh Gedanken über einen Steuerberater machen.

Häufig gestellte Fragen zum Fragebogen zur steuerlichen Erfassung