Wann musst du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung abgeben?
Wenn du einen Gewerbebetrieb eröffnest oder eine freiberufliche Tätigkeit aufnimmst, musst du dem Finanzamt weitere Angaben zu den steuerlich relevanten Verhältnissen übermitteln. Dafür gibt es den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.
Für die Betriebseröffnung beziehungsweise Tätigkeitsaufnahme gilt grundsätzlich eine Frist von einem Monat. Der Fragebogen wird elektronisch über ELSTER an das zuständige Finanzamt übermittelt.
Wichtig: Warte nicht auf einen Papierfragebogen
ELSTER weist ausdrücklich darauf hin, dass der Fragebogen innerhalb eines Monats nach Aufnahme der Tätigkeit unaufgefordert übermittelt werden muss. Nach der Prüfung teilt dir das Finanzamt die Steuernummer für dein Unternehmen mit.
Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung im Überblick
Bevor du das Formular in ELSTER ausfüllst, kann ein kurzer Gesamtüberblick helfen. Die folgende Grafik zeigt dir, welche Themenbereiche im Fragebogen typischerweise eine Rolle spielen – zum Beispiel Angaben zu deiner Tätigkeit, zu Umsatz und Gewinn, zur umsatzsteuerlichen Behandlung und zu deinen steuerlichen Pflichten.
Du hast noch keine Steuernummer? So kannst du trotzdem sofort starten
Gerade bei einer Neugründung wirkt es zunächst widersprüchlich: Du brauchst ELSTER für den Fragebogen, hast für dein neues Unternehmen aber noch keine Steuernummer. Genau dafür gibt es bei ELSTER eine eigene Registrierungsvariante.
ELSTER-Zugang nur mit E-Mail-Adresse erstellen – ohne Briefversand
Wenn deinem neuen Unternehmen noch keine Steuernummer zugeteilt wurde, kannst du bei ELSTER eine Registrierung mit E-Mail-Adresse nutzen. Dafür reicht zunächst deine E-Mail-Adresse und die Kontoerstellung kann laut ELSTER sofort abgeschlossen werden.
Mit diesem Zugang kannst du zunächst ausschließlich den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung übermitteln. Sobald das Finanzamt dir eine Steuernummer erteilt hat, kannst du den Zugang zu einem vollwertigen Benutzerkonto erweitern.
ELSTER ohne Steuernummer starten →Warum dieser Weg praktisch ist
Du musst nicht erst auf die neue betriebliche Steuernummer warten, um die Monatsfrist für die steuerliche Erfassung einzuhalten. Der spezielle Zugang ist genau für diesen Übergang gedacht.
Was solltest du vor dem Ausfüllen bereitlegen?
Wenn du die wichtigsten Angaben vorher zusammenträgst, wird der Fragebogen deutlich übersichtlicher. Für ein typisches Einzelunternehmen sind insbesondere diese Punkte hilfreich:
Steuer-ID und Steuernummer sind nicht dasselbe
Deine persönliche Steuer-Identifikationsnummer gehört zu dir als Person. Die betriebliche Steuernummer dient der steuerlichen Führung deines Unternehmens beziehungsweise deiner selbstständigen Tätigkeit und wird vom Finanzamt vergeben.
So gehst du beim Fragebogen in 6 Schritten vor
ELSTER-Zugang einrichten
Registriere dich rechtzeitig bei ELSTER. Wenn für dein neues Unternehmen noch keine Steuernummer vorliegt, kannst du die dafür vorgesehene Registrierung nur mit E-Mail-Adresse nutzen.
Passenden Fragebogen auswählen
Wähle in ELSTER den Fragebogen, der zu deiner Rechtsform passt. Für ein Einzelunternehmen gibt es einen eigenen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.
Tätigkeit konkret beschreiben
Formuliere nicht nur „Online Business“. Beschreibe nachvollziehbar, welche Waren du handelst, welche digitalen Produkte du erstellst oder welche Dienstleistungen du anbietest.
Umsatz und Gewinn realistisch schätzen
Trenne die erwarteten Umsätze von deinem voraussichtlichen Gewinn. Die Werte werden für unterschiedliche steuerliche Fragen verwendet und sollten plausibel zu deinem Geschäftsmodell passen.
Umsatzsteuerliche Entscheidungen bewusst treffen
Prüfe insbesondere die Kleinunternehmerregelung und – falls du regelbesteuert bist – weitere umsatzsteuerliche Angaben. Klicke diese Punkte nicht einfach durch, weil sie später praktische Folgen haben können.
Prüfen, elektronisch übermitteln und Protokoll speichern
Kontrolliere deine Angaben vor dem Absenden, übermittle den Fragebogen elektronisch und sichere anschließend die übermittelte Version beziehungsweise das Übertragungsprotokoll für deine Unterlagen.
Umsatz und Gewinn: Das ist nicht dasselbe
Eine der häufigsten Stolperstellen ist die Verwechslung von Umsatz und Gewinn. Beide Zahlen haben im Fragebogen unterschiedliche Funktionen.
Was du mit Verkäufen und Leistungen einnimmst
Vereinfacht betrachtet ist dein Umsatz die Summe deiner Erlöse aus Waren, digitalen Produkten oder Dienstleistungen – bevor deine betrieblichen Kosten abgezogen werden.
Was nach betrieblichen Ausgaben übrig bleibt
Der Gewinn ergibt sich vereinfacht aus den betrieblichen Einnahmen abzüglich der betrieblichen Ausgaben. Er ist unter anderem für die Einkommensteuer und mögliche Vorauszahlungen relevant.
Du erwartest im Gründungsjahr 18.000 € Einnahmen aus deinem Business und rechnest mit 7.000 € betrieblichen Ausgaben. Vereinfacht ergibt sich daraus ein erwarteter Gewinn von 11.000 €. Für die Kleinunternehmerregelung ist jedoch nicht dieser Gewinn, sondern der maßgebliche Gesamtumsatz entscheidend.
Schätze weder künstlich niedrig noch unnötig hoch
Zu niedrige Schätzungen können später zu höheren Nachzahlungen oder angepassten Vorauszahlungen führen. Zu hohe Schätzungen können deine Liquidität unnötig belasten. Nutze deshalb realistische Annahmen zu Preisen, Verkäufen und Kosten.
Kleinunternehmerregelung: Welche Grenzen gelten aktuell?
Die früher häufig genannten Grenzen von 22.000 € und 50.000 € sind seit 2025 nicht mehr aktuell. § 19 UStG arbeitet inzwischen grundsätzlich mit 25.000 € für das vorangegangene Kalenderjahr und 100.000 € für das laufende Kalenderjahr.
25.000 € sind im Startjahr die entscheidende Grenze
ELSTER weist für neu gegründete Unternehmen darauf hin, dass im laufenden Gründungsjahr bei Überschreiten eines Gesamtumsatzes von 25.000 € zur Regelbesteuerung gewechselt wird.
Vorjahr 25.000 € und laufendes Jahr 100.000 €
Für die Anwendung der Kleinunternehmerregelung darf der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 € nicht überschritten haben und im laufenden Kalenderjahr 100.000 € nicht überschreiten.
Verzicht nicht nebenbei anklicken
Du kannst auf die Kleinunternehmerregelung verzichten. Dieser Verzicht bindet dich nach § 19 UStG grundsätzlich für mindestens fünf Kalenderjahre. Ob Kleinunternehmerregelung oder Regelbesteuerung sinnvoller ist, hängt unter anderem von deinen Kunden, Investitionen und Vorsteuerbeträgen ab.
Kleinunternehmerregelung direkt für dein Business prüfen
Du bist unsicher, ob die Kleinunternehmerregelung für dich grundsätzlich infrage kommt? Mein kostenloser Kleinunternehmer-Check führt dich durch Gründungsjahr, Umsatzgrenzen, freiwilligen Verzicht, Vorsteuer sowie B2B- und Privatkunden und gibt dir anschließend eine verständliche Einordnung.
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Ist-Versteuerung: Ein kleiner Punkt im Formular mit praktischer Wirkung
Wenn du regelbesteuert bist, kann die Frage nach der Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten relevant werden. Bei der sogenannten Ist-Versteuerung entsteht die Umsatzsteuer grundsätzlich erst mit Vereinnahmung des Entgelts statt bereits nach vereinbarten Entgelten.
Nach § 20 UStG kann das Finanzamt dies auf Antrag unter anderem gestatten, wenn dein Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 € betragen hat. Daneben gibt es weitere gesetzliche Fälle.
Warum das für manche Gründer interessant ist
Wenn Kunden Rechnungen erst später bezahlen, kann die Ist-Versteuerung den Cashflow entlasten, weil die Umsatzsteuer grundsätzlich erst mit Zahlungseingang entsteht. Ob du die Voraussetzungen erfüllst und welche Variante zu dir passt, solltest du bei Unsicherheit steuerlich prüfen lassen.
Diese Fehler solltest du beim Fragebogen vermeiden
Auf Post vom Finanzamt warten
Die steuerliche Erfassung hat eine Monatsfrist und muss grundsätzlich unaufgefordert elektronisch übermittelt werden.
Umsatz und Gewinn verwechseln
Beide Werte erfüllen unterschiedliche steuerliche Zwecke. Übernimm deshalb nicht einfach dieselbe Zahl in verschiedene Felder.
Mit alten Kleinunternehmergrenzen rechnen
Die früheren 22.000-/50.000-Euro-Grenzen sind nicht mehr aktuell. Prüfe die seit 2025 geltenden Regelungen.
Auf Regelbesteuerung verzichten, ohne die Bindung zu kennen
Ein freiwilliger Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung bindet dich grundsätzlich mindestens fünf Kalenderjahre.
Deine Checkliste für die steuerliche Erfassung
Diese Tipps passen direkt dazu
Häufige Fragen zum Fragebogen zur steuerlichen Erfassung
Muss ich warten, bis das Finanzamt mich zum Fragebogen auffordert?
Nein. Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung muss grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Aufnahme der Tätigkeit unaufgefordert elektronisch an das zuständige Finanzamt übermittelt werden.
Kann ich ELSTER nutzen, obwohl mein neues Unternehmen noch keine Steuernummer hat?
Ja. Wenn deinem Unternehmen noch keine Steuernummer zugeteilt wurde, bietet ELSTER eine Registrierung mit E-Mail-Adresse an. Dieser Zugang kann zunächst nur für die Übermittlung eines Fragebogens zur steuerlichen Erfassung genutzt werden und später nach Erteilung der Steuernummer erweitert werden.
Ist Umsatz dasselbe wie Gewinn?
Nein. Umsatz sind vereinfacht deine Erlöse aus Verkäufen oder Leistungen. Gewinn ergibt sich vereinfacht erst nach Abzug der betrieblichen Ausgaben. Im Fragebogen werden beide Größen für unterschiedliche steuerliche Zwecke benötigt.
Welche Kleinunternehmergrenze gilt im Gründungsjahr?
Für neu gegründete Unternehmen weist ELSTER darauf hin, dass im Gründungsjahr ein Gesamtumsatz von 25.000 € die maßgebliche Grenze ist. Wird sie überschritten, erfolgt ab dem Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, der Wechsel zur Regelbesteuerung.
Welche Grenzen gelten in späteren Jahren für die Kleinunternehmerregelung?
Grundsätzlich darf der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 € nicht überschritten haben und im laufenden Kalenderjahr 100.000 € nicht überschreiten.
Bin ich an einen freiwilligen Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung gebunden?
Ja. Ein Verzicht auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung bindet dich nach § 19 UStG grundsätzlich mindestens fünf Kalenderjahre.
Was passiert nach dem Absenden des Fragebogens?
Das Finanzamt prüft deine Angaben. Wenn für dein neues Unternehmen eine Steuernummer benötigt wird, wird sie dir nach der Prüfung mitgeteilt. Bewahre die übermittelte Version beziehungsweise das Übertragungsprotokoll für deine Unterlagen auf.
Hinweis
Dieser Artikel dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Welche steuerliche Behandlung für dich richtig ist, hängt von deiner konkreten Tätigkeit, Rechtsform und persönlichen Situation ab.