Online Marketing Tipp 18
Tipp 18: Ein wichtiger Schritt in Richtung Online Business: Pflichtangaben auf Rechnungen beachten. Alle Rechnungen müssen die Vorgaben des § 14 UStG erfüllen
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Eine der ersten und wichtigsten administrativen Aufgaben für jedes Online-Business ist die korrekte Rechnungsstellung. Was auf den ersten Blick wie eine reine Formalität wirkt, ist in Deutschland durch das Umsatzsteuergesetz (UStG) streng geregelt. Insbesondere § 14 UStG gibt detailliert vor, welche Informationen eine Rechnung enthalten muss, damit sie vom Finanzamt anerkannt wird. Fehlerhafte Rechnungen können nicht nur zu Ärger bei Betriebsprüfungen führen, sondern auch den Vorsteuerabzug des Kunden gefährden und somit die Geschäftsbeziehung belasten. Dieser Beitrag schlüsselt alle Pflichtangaben auf und beleuchtet die wichtigen Neuerungen durch die E-Rechnungspflicht ab 2025.
Das Fundament: Die 9 Kern-Pflichtangaben einer Rechnung
Jede Rechnung, die ein Unternehmer an einen anderen Unternehmer (B2B) ausstellt, muss laut § 14 Abs. 4 UStG neun grundlegende Angaben enthalten. Diese sind die Basis für die Anerkennung durch das Finanzamt und den Vorsteuerabzug des Empfängers.
| Nummer | Pflichtangabe | Erläuterung |
|---|---|---|
| 1 | Vollständiger Name & Anschrift | Vom leistenden Unternehmer und vom Leistungsempfänger. |
| 2 | Steuernummer oder USt-IdNr | Die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. |
| 3 | Ausstellungsdatum | Das Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde. |
| 4 | Fortlaufende Rechnungsnummer | Eine einmalig vergebene, eindeutige Nummer zur Identifizierung der Rechnung. |
| 5 | Menge und Art der Leistung | Eine handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Produkte oder der erbrachten Dienstleistung. |
| 6 | Zeitpunkt der Leistung | Das Liefer- oder Leistungsdatum. Nur anzugeben, wenn es vom Rechnungsdatum abweicht. |
| 7 | Entgelt | Der Nettobetrag, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, sowie eventuelle Preisminderungen. |
| 8 | Anzuwendender Steuersatz | Der geltende Umsatzsteuersatz (z.B. 19 % oder 7 %). |
| 9 | Steuerbetrag | Der auf das Entgelt entfallende, konkret ausgewiesene Umsatzsteuerbetrag. |
Sonderfälle und Vereinfachungen
Nicht jede Abrechnung erfordert den vollen Umfang der Pflichtangaben. Das Gesetz sieht für bestimmte Fälle Vereinfachungen und zusätzliche Anforderungen vor.
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro
Für Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro (brutto) nicht übersteigt, gelten erleichterte Anforderungen. Hier genügen folgende Angaben:
- Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers
- Ausstellungsdatum
- Menge und Art der Leistung
- Bruttobetrag (Entgelt und Steuer in einer Summe)
- Anzuwendender Steuersatz
Der Name des Empfängers und eine fortlaufende Rechnungsnummer sind hier nicht zwingend erforderlich.
Kleinunternehmer
Wer die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) in Anspruch nimmt, darf keine Umsatzsteuer in seinen Rechnungen ausweisen. Alle anderen Pflichtangaben (wie Rechnungsnummer, vollständige Adressen etc.) müssen jedoch enthalten sein. Es ist zudem zwingend erforderlich, auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung hinzuweisen, zum Beispiel mit dem Satz: "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
EU-Geschäfte (Reverse-Charge)
Bei grenzüberschreitenden Dienstleistungen an andere EU-Unternehmen (B2B) geht die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger über (Reverse-Charge-Verfahren). In diesem Fall muss die Rechnung zwingend die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern beider Unternehmen sowie den Hinweis "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" enthalten.
Die Zukunft ist digital: Die E-Rechnungspflicht ab 2025
Mit dem Wachstumschancengesetz wurde eine der größten Änderungen der letzten Jahre beschlossen: die schrittweise Einführung einer verpflichtenden elektronischen Rechnung (E-Rechnung) für inländische B2B-Umsätze.
Seit dem 1. Januar 2025 liegt eine E-Rechnung nur noch dann vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Beispielsweise ein einfaches PDF-Dokument fällt dann nicht mehr unter diese Definition, da es kein strukturiertes Format hat. (Bundesfinanzministerium, 2025)
Das bedeutet, dass reine PDF-Rechnungen, die per E-Mail versendet werden, zukünftig nicht mehr als E-Rechnungen gelten. Stattdessen müssen strukturierte Datenformate wie XRechnung oder ZUGFeRD verwendet werden.
Die wichtigsten Fakten zur E-Rechnung:
- Empfangspflicht seit 1. Januar 2025: Alle inländischen Unternehmer müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
- Übergangsregelungen für den Versand: Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen wird stufenweise eingeführt und gilt für alle Unternehmen verbindlich erst ab dem 1. Januar 2028.
- Ausnahmen: Die E-Rechnungspflicht gilt nicht für Kleinbetragsrechnungen und Rechnungen von Kleinunternehmern.
Fazit: Sorgfalt von Anfang an
Die korrekte Rechnungsstellung ist ein zentraler Baustein für ein rechtssicheres und professionelles Online-Business. Auch wenn die Anforderungen auf den ersten Blick komplex erscheinen, lassen sie sich mit modernen Rechnungsprogrammen und Buchhaltungstools leicht umsetzen. Diese Tools stellen sicher, dass alle Pflichtangaben enthalten sind, vergeben automatisch fortlaufende Rechnungsnummern und bereiten bereits auf die zukünftige E-Rechnungspflicht vor. Die Investition in eine saubere Rechnungsstellung von Anfang an zahlt sich durch zufriedene Kunden, reibungslose Prozesse und die Vermeidung von Problemen mit dem Finanzamt schnell aus.
Referenzen
Bundesfinanzministerium (BMF): Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025
Landesamt für Steuern Niedersachsen: Ausstellen von Rechnungen i.S. der §§ 14, 14a UStG
Industrie- und Handelskammer (IHK) Hamburg: Pflichtangaben in Rechnungen
Anmerkung: Für die Vollständigkeit und Richtigkeit dieser Informationen übernehme ich keine Gewährleistung.