Online Marketing Tipp 18

Pflichtangaben auf Rechnungen: Was wirklich auf deine Rechnung gehört

Eine Rechnung ist mehr als Betrag, Kontonummer und ein freundliches „Vielen Dank“. Gerade im Online-Business solltest du von Anfang an wissen, welche Angaben Pflicht sind, wann Sonderregeln gelten und was sich durch die E-Rechnung geändert hat. Hier bekommst du die Rechnungsregeln Schritt für Schritt und ohne Steuerdeutsch erklärt.

Von Luisa Luer – selbstständig seit 2014

Pflichtangaben prüfen E-Rechnung
Das Wichtigste zuerst

Nicht jede Rechnung folgt exakt denselben Regeln

Der Satz „Jede Rechnung muss immer alle Angaben aus § 14 Abs. 4 UStG enthalten“ klingt einfach, ist aber zu pauschal. Für normale Rechnungen gelten andere Anforderungen als beispielsweise für Kleinbetragsrechnungen, Kleinunternehmerrechnungen oder bestimmte grenzüberschreitende Umsätze.

Nach § 14 UStG ist eine Rechnung jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird. Entscheidend ist also nicht, ob oben groß „RECHNUNG“ steht, sondern was das Dokument tatsächlich macht.

Bei Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen besteht grundsätzlich eine Rechnungspflicht innerhalb von sechs Monaten. Für normale Verkäufe an private Endkunden gelten dagegen nicht automatisch dieselben umsatzsteuerlichen Rechnungspflichten.

Genau deshalb lohnt es sich, zuerst zu klären: Welche Art von Rechnung schreibe ich überhaupt?

Normale B2B-Rechnung

Typische Rechnung an ein anderes Unternehmen mit den Pflichtangaben aus § 14 Abs. 4 UStG.

Kleinbetragsrechnung

Bis einschließlich 250 Euro brutto gelten vereinfachte Mindestangaben nach § 33 UStDV.

Kleinunternehmerrechnung

Seit 2025 gelten eigene vereinfachte Rechnungsangaben nach § 34a UStDV.

E-Rechnung

Eine strukturierte, elektronisch verarbeitbare Rechnung – ein normales PDF reicht dafür nicht.

Ausland / Reverse Charge

Hier können zusätzliche Angaben und besondere Fristen gelten.

Wichtig: Dieser Beitrag erklärt die allgemeinen Regeln für typische Online-Business-Fälle. Bei besonderen Branchen, Auslandssachverhalten oder komplizierten Leistungsbeziehungen können zusätzliche Vorschriften gelten.
Pflichtangaben auf Rechnungen einfach erklärt: Name und Anschrift, Rechnungsempfänger, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungsdatum, Nettobetrag sowie Steuersatz und Steuerbetrag
Pflichtangaben auf Rechnungen auf einen Blick – inklusive wichtiger Sonderfälle wie Kleinunternehmer, Kleinbetragsrechnung, E-Rechnung und Reverse Charge.
Normale Rechnung

Die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG

§ 14 Abs. 4 UStG enthält aktuell zehn Nummern. Für eine typische steuerpflichtige B2B-Rechnung sind vor allem die ersten acht Punkte relevant; Nummer 9 und 10 betreffen besondere Fälle.

Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers

Auf die Rechnung gehören dein vollständiger Name beziehungsweise der korrekte Unternehmensname sowie deine vollständige Anschrift. Bei Einzelunternehmen sollte klar erkennbar sein, wer tatsächlich der Unternehmer ist.

Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers

Auch dein Kunde muss eindeutig bezeichnet sein. Bezieht eine GmbH die Leistung, sollte die Rechnung grundsätzlich auf die GmbH und nicht nur auf den Namen eines Mitarbeiters ausgestellt sein.

Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Anzugeben ist grundsätzlich deine vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder deine USt-IdNr. Die persönliche elfstellige Steuer-ID ist nicht die normale Rechnungsangabe nach § 14 Abs. 4 UStG.

Unsicher bei Steuer-ID, Steuernummer, USt-ID oder Wirtschafts-ID? Tipp 15 erklärt dir genau, welche Nummer wohin gehört.

Ausstellungsdatum

Auf die Rechnung gehört das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde – zum Beispiel 19.08.2026. Dieses Rechnungsdatum ist nicht automatisch dasselbe wie das Leistungsdatum.

Eindeutige Rechnungsnummer

Eine normale Rechnung benötigt eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die einmalig vergeben wird und die Rechnung eindeutig identifiziert.

Menge und Art der Ware oder Umfang und Art der Leistung

Dein Kunde und das Finanzamt müssen nachvollziehen können, was abgerechnet wird. Eine bloße Bezeichnung wie „Dienstleistung“ kann zu ungenau sein.

Liefer- oder Leistungszeitpunkt

Der Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung muss bei einer normalen Rechnung angegeben werden. Das gilt auch dann, wenn Leistungsdatum und Rechnungsdatum identisch sind.

Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag

Das Entgelt muss nach Steuersätzen beziehungsweise Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt werden. Zusätzlich gehören der anzuwendende Steuersatz und der Steuerbetrag auf die Rechnung – oder bei einer Steuerbefreiung der entsprechende Hinweis.

Zwei weitere Angaben betreffen Sonderfälle

§ 14 Abs. 4 UStG nennt zusätzlich einen Hinweis auf bestimmte Aufbewahrungspflichten bei grundstücksbezogenen Leistungen sowie die Angabe „Gutschrift“, wenn der Leistungsempfänger im vereinbarten Gutschriftverfahren über die Leistung abrechnet.

Häufiger Irrtum

Müssen Rechnungsnummern wirklich lückenlos sein?

Nein. Was viele überrascht: Die Rechnungsnummer muss eindeutig und einmalig sein, aber eine zwingend lückenlose Zahlenfolge ist umsatzsteuerlich nicht vorgeschrieben.

Sauber

Beispiel für einen einfachen Nummernkreis

  • 2026-0001
  • 2026-0002
  • 2026-0003

So ein System ist leicht verständlich und lässt sich in Buchhaltungsprogrammen gut automatisieren.

Auch möglich

Mehrere Nummernkreise

Du kannst unterschiedliche Nummernkreise verwenden, wenn sie organisatorisch nachvollziehbar sind, beispielsweise für verschiedene Geschäftsbereiche.

  • SHOP-2026-001
  • COACH-2026-001
  • B2B-2026-001
Entscheidend: Dieselbe Rechnungsnummer darf nicht zwei verschiedenen Rechnungen zugeordnet werden. Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass verlangt keine zwingend lückenlose Abfolge.
Oft falsch gemacht

Leistungsbeschreibung und Leistungsdatum richtig angeben

Gerade bei Dienstleistungen im Online-Business sind diese beiden Angaben häufig zu ungenau.

Zu ungenau Vermeiden

„Dienstleistung – 1.000 Euro“

Daraus lässt sich kaum erkennen, was tatsächlich geleistet wurde.

Auch „Online Marketing“ oder „Beratung“ kann je nach Zusammenhang zu allgemein sein.
Besser Nachvollziehbar

„SEO-Analyse der Website example.de inklusive Keyword-Recherche und Onpage-Auswertung gemäß Angebot vom 01.08.2026“

Produkt beziehungsweise Leistung und Umfang sind deutlich leichter nachprüfbar.

Leistungsdatum nicht einfach weglassen

Auch wenn die Leistung am selben Tag erbracht wurde, an dem du die Rechnung schreibst, muss bei einer normalen Rechnung der Leistungszeitpunkt angegeben werden. Eine Formulierung wie „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ kann ausreichen. Bei längeren Dienstleistungen eignet sich beispielsweise „Leistungszeitraum: 01.08.2026 bis 31.08.2026“.

Bis 250 Euro brutto

Kleinbetragsrechnung: Hier gelten weniger Pflichtangaben

Für Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, enthält § 33 UStDV eine Vereinfachung.

Pflicht

Diese Angaben reichen grundsätzlich aus

  • Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
  • Ausstellungsdatum
  • Menge und Art der Ware beziehungsweise Umfang und Art der Leistung
  • Bruttobetrag aus Entgelt und Steuer in einer Summe
  • Anzuwendender Steuersatz oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung
Nicht zwingend

Diese Angaben gehören nicht zur Mindestliste

  • Name und Anschrift des Kunden
  • Rechnungsnummer
  • Gesonderter Nettobetrag und gesonderter Umsatzsteuerbetrag

Praktisch können zusätzliche Angaben natürlich trotzdem sinnvoll sein.

Achtung: Die Kleinbetragsregel gilt nicht für jeden Sonderfall. § 33 UStDV nimmt unter anderem bestimmte innergemeinschaftliche und Reverse-Charge-Umsätze ausdrücklich aus.
Seit 2025 besonders wichtig

Kleinunternehmerrechnungen haben eigene Mindestangaben

Hier war der alte Stand vieler Ratgeber inzwischen überholt. Seit 2025 gibt es mit § 34a UStDV eine eigene Vorschrift für Rechnungen über Umsätze, die nach § 19 UStG steuerfrei sind.

Mindestangaben

Das muss auf eine Kleinunternehmerrechnung

  • Name und Anschrift des Kleinunternehmers
  • Name und Anschrift des Kunden
  • Steuernummer, USt-IdNr. oder gegebenenfalls Kleinunternehmer-Identifikationsnummer
  • Ausstellungsdatum
  • Menge und Art der Ware beziehungsweise Umfang und Art der Leistung
  • Entgelt in einer Summe
  • Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG
Überraschend

Rechnungsnummer steht nicht in dieser Mindestliste

§ 34a UStDV verlangt für die vereinfachte Kleinunternehmerrechnung keine Rechnungsnummer als gesetzliche Mindestangabe. Auch ein separates Leistungsdatum steht nicht in dieser Liste.

Mein Praxis-Tipp: Verwende trotzdem eindeutige Rechnungsnummern. Deine Buchhaltung, Zahlungskontrolle und spätere Suche werden dadurch erheblich einfacher.

Wenn du Kleinunternehmer, Kleingewerbe und Kleinunternehmen noch durcheinanderbringst: In Tipp 16 erkläre ich die Unterschiede Schritt für Schritt.

Als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer einfach ausweisen

Wer einen Steuerbetrag gesondert ausweist, obwohl er dazu nicht berechtigt ist, kann den ausgewiesenen Betrag nach § 14c UStG trotzdem schulden. Eine passende Formulierung auf der Rechnung ist beispielsweise: „Für diesen Umsatz gilt die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“

Pflicht oder nur sinnvoll?

Was muss nicht zwingend nach § 14 UStG auf die Rechnung?

Einige Angaben gehören fast auf jede professionelle Rechnung, sind aber nicht Teil der normalen umsatzsteuerlichen Pflichtangabenliste.

Bank

IBAN und BIC

Nicht Teil der normalen Pflichtliste – bei Überweisungsrechnungen aber natürlich sehr praktisch.

Zahlung

Zahlungsziel

Kein normaler §-14-Pflichtpunkt, aber organisatorisch sinnvoll und für Kunden hilfreich.

Kontakt

E-Mail und Telefon

Praktisch für Rückfragen, aber keine umsatzsteuerlichen Kern-Pflichtangaben.

Organisation

Kundennummer

Kann deine Abläufe vereinfachen, ist aber nicht aufgrund von § 14 Abs. 4 UStG vorgeschrieben.

Je nach Rechtsform können zusätzliche Geschäftsbriefangaben hinzukommen

Eine Rechnung kann zugleich ein Geschäftsbrief sein. Bei Rechtsformen wie GmbH, UG, AG oder eingetragenen Kaufleuten können daher zusätzliche handels- oder gesellschaftsrechtliche Angaben erforderlich sein. Das ist ein anderer Rechtsbereich als die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben.

E-Rechnung

PDF, XRechnung oder ZUGFeRD: Was gilt aktuell?

Seit 2025 wurde der Rechnungsbegriff neu gefasst. Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine Rechnung, die per E-Mail kommt, sondern muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen.

Einfaches PDF Keine E-Rechnung

Eine normale PDF-Datei enthält keine strukturierten Rechnungsdaten im Sinne der neuen Definition. Sie gilt seit 2025 als sogenannte sonstige Rechnung.

Strukturiertes Format E-Rechnung

In Deutschland verbreitete Formate sind insbesondere XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1; bei ZUGFeRD gelten bestimmte Profilausnahmen.

E-Rechnung ausführlich verstehen?

In Tipp 21 erkläre ich dir separat, wer E-Rechnungen empfangen und ausstellen muss, welche Übergangsfristen gelten und was XRechnung und ZUGFeRD praktisch bedeuten.

Tipp 21: E-Rechnung für Selbstständige →
Übergangsphase

Übergangsregelung läuft noch

Bis zum 31.12.2026 können Rechnungsaussteller grundsätzlich noch statt einer E-Rechnung eine sonstige Rechnung verwenden. Eine Papierrechnung ist in dieser Übergangsphase möglich; ein anderes elektronisches Format wie PDF setzt grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers voraus.

Weitere Übergangsregelung

800.000-Euro-Regel

Hat der Rechnungsaussteller im vorangegangenen Kalenderjahr einen Gesamtumsatz von höchstens 800.000 Euro, verlängert sich die Übergangsmöglichkeit grundsätzlich bis Ende 2027.

Empfang

E-Rechnungen musst du bereits seit 1. Januar 2025 empfangen können

Für inländische Unternehmen besteht seit 2025 grundsätzlich die Notwendigkeit, E-Rechnungen empfangen zu können. Laut Bundesfinanzministerium reicht dafür bereits ein E-Mail-Postfach aus.

Kleinunternehmer: Ausstellung nein – Empfang ja

Leistungen von Kleinunternehmern sind von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen. Kleinunternehmer müssen aber trotzdem in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.

EU & Reverse Charge

Wenn dein Geschäftskunde im Ausland sitzt

Gerade Online-Dienstleistungen werden häufig grenzüberschreitend verkauft. Dann solltest du nicht einfach deine deutsche Standardrechnung kopieren.

Typischer EU-B2B-Fall

Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers

Bei bestimmten sonstigen B2B-Leistungen in einen anderen EU-Mitgliedstaat kann die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergehen.

  • USt-IdNr. des leistenden Unternehmers
  • USt-IdNr. des Leistungsempfängers
  • Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“
  • Besondere Frist für die Rechnungserstellung
Frist

Bis zum 15. Tag des Folgemonats

Für bestimmte grenzüberschreitende B2B-Leistungen nach § 3a Abs. 2 UStG ist die Rechnung grundsätzlich bis zum 15. Tag des Monats auszustellen, der auf den Leistungsmonat folgt.

Die Details stehen in § 14a UStG .

Bitte nicht pauschalisieren: Nicht jedes Auslandsgeschäft ist automatisch Reverse Charge. Leistungsart, Leistungsort, Land, Unternehmereigenschaft und Sonderregelungen können entscheidend sein.
Fehler entdeckt?

Wie du eine fehlerhafte Rechnung richtig korrigierst

Eine falsche Rechnung solltest du nicht einfach aus deiner Buchhaltung löschen. Rechnungen können nach § 31 UStDV berichtigt werden.

01

Fehlende Pflichtangabe

Beispielsweise fehlt das Leistungsdatum, die Anschrift oder eine notwendige steuerliche Angabe.

02

Falscher Betrag

Nettoentgelt, Umsatzsteuer oder Gesamtbetrag wurden falsch berechnet oder übernommen.

03

Falscher Rechnungsempfänger

Die Leistung ging an ein Unternehmen, die Rechnung wurde aber auf die falsche Person oder Firma ausgestellt.

04

Falsche Umsatzsteuer

Ein falscher Steuersatz oder unberechtigter Steuerausweis sollte besonders schnell korrigiert werden.

Umsatzsteuer falsch ausgewiesen? Nicht ignorieren.

Nach § 14c UStG kann ein zu hoch oder unberechtigt ausgewiesener Steuerbetrag selbst eine Steuerschuld auslösen. Das ist besonders für Kleinunternehmer relevant, die versehentlich Umsatzsteuer ausweisen.

Zur Berichtigung: § 31 UStDV erlaubt ein Berichtigungsdokument, das eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung Bezug nimmt und die fehlenden oder unzutreffenden Angaben korrigiert.
Nach dem Versand

Wie lange musst du Rechnungen aufbewahren?

Umsatzsteuerlich müssen Unternehmer ausgestellte und empfangene Rechnungen grundsätzlich acht Jahre aufbewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Papier & PDF

Nachvollziehbar und vollständig archivieren

Rechnungen sollten so aufbewahrt werden, dass sie während der Aufbewahrungsfrist lesbar, nachvollziehbar und dem Geschäftsvorfall zuzuordnen bleiben.

E-Rechnung

Strukturierten Originalteil erhalten

Bei E-Rechnungen solltest du nicht nur eine sichtbare PDF-Darstellung oder einen Screenshot archivieren. Der strukturierte Originalteil muss unversehrt erhalten bleiben.

Das Thema Aufbewahrung, E-Rechnung, Digitalisierung und GoBD erkläre ich ausführlicher in Tipp 19: Rechnungen und Belege richtig aufbewahren.
Hinweis: Die Acht-Jahres-Frist stammt hier aus § 14b UStG. Je nach Dokument und steuerlicher beziehungsweise handelsrechtlicher Einordnung können daneben andere Aufbewahrungsvorschriften relevant sein.
Praxisbeispiele

So kann eine Rechnung aufgebaut sein

Die folgenden Beispiele zeigen bewusst nur eine vereinfachte Struktur. Je nach Unternehmen, Rechtsform und Geschäftsvorfall können weitere Angaben hinzukommen.

Beispiel 1: Regelbesteuerter Einzelunternehmer 19 % Umsatzsteuer
Rechnungssteller Max Mustermann, Musterstraße 10, 37000 Musterstadt
Rechnung an Beispiel GmbH, Beispielweg 5, 20000 Hamburg
USt-IdNr. DE123456789
Rechnungsnummer 2026-0042
Rechnungsdatum 19.08.2026
Leistungszeitraum 01.08.2026 bis 15.08.2026
Leistung SEO-Analyse und Keyword-Recherche für example.de gemäß Angebot vom 25.07.2026
Nettobetrag 1.000,00 Euro
19 % Umsatzsteuer 190,00 Euro
Gesamtbetrag 1.190,00 Euro
Beispiel 2: Kleinunternehmerrechnung § 19 UStG
Rechnungssteller Max Mustermann, Musterstraße 10, 37000 Musterstadt
Rechnung an Beispiel GmbH, Beispielweg 5, 20000 Hamburg
Steuerliche Nummer Steuernummer, USt-IdNr. oder gegebenenfalls Kleinunternehmer-Identifikationsnummer
Rechnungsdatum 19.08.2026
Leistung Erstellung eines Social-Media-Contentplans für September 2026
Gesamtbetrag 500,00 Euro
Hinweis Für diesen Umsatz gilt die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.
Praxis-Tipp: Auch wenn § 34a UStDV keine Rechnungsnummer in seiner Mindestliste nennt, würde ich eine eindeutige Rechnungsnummer trotzdem verwenden.
Nicht verwechseln

Kleinbetragsrechnung oder Kleinunternehmerrechnung?

Die Begriffe klingen ähnlich, haben aber völlig unterschiedliche Bedeutungen.

Kleinbetragsrechnung Bis 250 Euro

Bezieht sich auf die Höhe einer einzelnen Rechnung. Rechtsgrundlage ist § 33 UStDV.

Auch ein großes regelbesteuertes Unternehmen kann eine Kleinbetragsrechnung über beispielsweise 49 Euro ausstellen.
Kleinunternehmerrechnung Umsatzsteuerstatus

Bezieht sich auf den umsatzsteuerlichen Status des Unternehmers nach § 19 UStG. Die vereinfachten Rechnungsangaben stehen in § 34a UStDV.

Ein Kleinunternehmer kann problemlos eine Rechnung über 2.000 Euro oder mehr schreiben.
Typische Anfängerfehler

Diese Rechnungsfehler solltest du vermeiden

01

Persönliche Steuer-ID verwenden

Für die normale Pflichtangabe ist die Steuernummer oder USt-IdNr. vorgesehen – nicht deine persönliche Steuer-ID.

02

Leistungsdatum weglassen

Bei normalen Rechnungen gehört der Leistungszeitpunkt hinein – auch wenn er dem Rechnungsdatum entspricht.

03

Leistung zu allgemein beschreiben

„Beratung“ oder „Dienstleistung“ kann zu wenig sein. Beschreibe nachvollziehbar, was tatsächlich erbracht wurde.

04

Als Kleinunternehmer Umsatzsteuer ausweisen

Ein unberechtigter Steuerausweis kann nach § 14c UStG eine eigene Steuerschuld auslösen.

05

PDF mit E-Rechnung verwechseln

Ein normales PDF ist seit 2025 keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinn, sondern eine sonstige Rechnung.

06

Als Kleinunternehmer E-Rechnung-Empfang ignorieren

Kleinunternehmer müssen zwar keine E-Rechnungen ausstellen, aber seit 2025 grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können.

07

Rechnungsnummern künstlich „reparieren“

Eine Lücke ist nicht automatisch ein Verstoß. Wichtig sind Einmaligkeit, Nachvollziehbarkeit und saubere Buchführung.

08

XML einer E-Rechnung löschen

Bei einer E-Rechnung muss der strukturierte Originalteil erhalten bleiben. Eine daraus erzeugte PDF allein reicht dafür nicht.

Vor dem Absenden

Dein schneller Rechnungs-Check

Bei einer normalen B2B-Rechnung kannst du diese Liste vor dem Versand einmal durchgehen.

  • Sind Rechnungssteller und Rechnungsempfänger eindeutig und korrekt angegeben?
  • Steht die richtige Steuernummer oder USt-IdNr. auf der Rechnung?
  • Ist das Ausstellungsdatum vorhanden?
  • Ist die Rechnungsnummer eindeutig und einmalig?
  • Ist die Ware oder Leistung konkret und nachvollziehbar beschrieben?
  • Ist Lieferdatum, Leistungsdatum oder Leistungszeitraum angegeben?
  • Sind Nettoentgelt, Steuersatz und Steuerbetrag korrekt berechnet?
  • Ist bei einer Steuerbefreiung der notwendige Hinweis enthalten?
  • Handelt es sich eventuell um Kleinbetrag, Kleinunternehmer, Reverse Charge oder einen anderen Sonderfall?
  • Ist geklärt, ob eine E-Rechnung erforderlich ist oder eine Übergangsregelung genutzt wird?
FAQ

Häufige Fragen zu Pflichtangaben auf Rechnungen

Rechnungsnummer

Muss jede Rechnung eine Rechnungsnummer haben?

Bei einer normalen Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG grundsätzlich ja. Bei Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV und in der Mindestliste für Kleinunternehmerrechnungen nach § 34a UStDV ist dagegen keine Rechnungsnummer vorgesehen.

Lücken

Müssen Rechnungsnummern lückenlos sein?

Nein. Sie müssen eindeutig und einmalig sein. Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass verlangt keine zwingend lückenlose Nummernfolge.

Leistungsdatum

Muss das Leistungsdatum hinein, wenn es dem Rechnungsdatum entspricht?

Bei einer normalen Rechnung ja. Dann kann beispielsweise „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ angegeben werden.

IBAN

Muss meine IBAN auf die Rechnung?

Nicht aufgrund der normalen Pflichtangabenliste des § 14 Abs. 4 UStG. Wenn der Kunde überweisen soll, ist eine Bankverbindung natürlich trotzdem sinnvoll.

PDF

Ist ein PDF eine E-Rechnung?

Nein. Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinn, weil ihm das strukturierte elektronische Rechnungsformat fehlt.

Versand

Muss ich schon zwingend E-Rechnungen versenden?

Für die Ausstellung gelten noch Übergangsregelungen. Bis Ende 2026 können Rechnungsaussteller grundsätzlich noch eine sonstige Rechnung verwenden.

Empfang

Muss ich E-Rechnungen schon empfangen können?

Ja. Für inländische Unternehmen besteht diese Empfangsmöglichkeit grundsätzlich seit dem 1. Januar 2025. Laut BMF genügt bereits ein E-Mail-Postfach.

Kleinunternehmer

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein. Leistungen von Kleinunternehmern sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen. E-Rechnungen anderer Unternehmen müssen Kleinunternehmer aber empfangen können.

Aufbewahrung

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Umsatzsteuerlich grundsätzlich acht Jahre. Daneben können je nach Unterlage weitere Aufbewahrungsvorschriften relevant sein.

Fehler

Kann ich eine falsche Rechnung korrigieren?

Ja. § 31 UStDV erlaubt Rechnungsberichtigungen. Das Berichtigungsdokument muss eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezogen sein.

Aktueller Stand

Offizielle Quellen und weiterführende Informationen

Für diesen Beitrag wurden vorrangig Gesetzestexte und Informationen des Bundesfinanzministeriums verwendet.

Offizielle Quellen Zuletzt inhaltlich geprüft

Tipp 15: Welche Steuernummer gehört wohin?

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Tipp 16: Kleinunternehmer, Kleingewerbe und KMU

Was die Begriffe wirklich bedeuten und welche Regelung für wen relevant ist.

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Tipp 19: Rechnungen und Belege aufbewahren

Aufbewahrungsfristen, Digitalisierung, E-Rechnungen und GoBD im Überblick.

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Tipp 21: E-Rechnung für Selbstständige

Pflichten, Formate, XRechnung, ZUGFeRD, Empfang und Übergangsfristen ausführlich erklärt.

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Eine gute Rechnung ist kein Bürokratie-Dekor.

Wenn du deine Rechnungsprozesse einmal sauber einrichtest, ersparst du dir später unnötige Korrekturen, Rückfragen und steuerliche Probleme. Besonders bei aktuellen Rechnungsregeln solltest du nicht mehr mit alten Vorlagen arbeiten: Kleinunternehmer haben eigene Rechnungsregeln, ein PDF ist keine E-Rechnung und für die Ausstellung der E-Rechnung laufen noch Übergangsfristen.

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Hinweis: Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung. Trotz sorgfältiger Recherche kann keine Gewähr für Vollständigkeit und Richtigkeit im Einzelfall übernommen werden.
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