Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist nicht einfach nur irgendeine Rechnung, die per E-Mail verschickt wird. Sie muss in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen werden. Dieses Format ermöglicht es einer Software, die Rechnungsdaten automatisch auszulesen und weiterzuverarbeiten.
Vereinfacht gesagt: Bei einer E-Rechnung stehen Angaben wie Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Steuersatz und Leistung nicht nur sichtbar auf einer Seite. Sie sind zusätzlich als klar strukturierte Daten hinterlegt.
Ein normales PDF ist keine E-Rechnung
Eine PDF-Rechnung kann digital aussehen und per E-Mail kommen. Trotzdem gilt sie rechtlich grundsätzlich als „sonstige Rechnung“, wenn sie keine strukturierten Rechnungsdaten enthält. Erst ein geeignetes strukturiertes Format macht daraus eine E-Rechnung.
Was ist der Unterschied zwischen PDF, XRechnung und ZUGFeRD?
Normale PDF-Rechnung
Eine sichtbare digitale Rechnung, die Menschen leicht lesen können. Ohne strukturierte Rechnungsdaten ist sie aber keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinn.
- leicht zu öffnen und zu lesen
- oft per E-Mail versendet
- meist nicht automatisch maschinenlesbar
- gilt regelmäßig als sonstige Rechnung
XRechnung
Die XRechnung besteht aus strukturierten XML-Daten. Sie enthält normalerweise keine zusätzliche PDF-Ansicht und wird deshalb mit einem Viewer lesbar dargestellt.
- vollständig strukturiertes Format
- für automatische Verarbeitung geeignet
- ohne Viewer für Anfänger schwer lesbar
- häufig auch bei öffentlichen Auftraggebern relevant
ZUGFeRD
ZUGFeRD ist ein hybrides Format. Es verbindet eine sichtbare PDF-Darstellung mit einer eingebetteten XML-Datei, die von Software automatisch verarbeitet werden kann.
- für Menschen und Programme lesbar
- PDF und strukturierte Daten in einer Datei
- der strukturierte Teil ist steuerlich maßgebend
- praktisch für kleine Unternehmen
Bei ZUGFeRD ist nicht automatisch der sichtbare PDF-Teil entscheidend
Weichen die sichtbare Darstellung und die strukturierten Daten voneinander ab, sind bei einer hybriden E-Rechnung grundsätzlich die strukturierten Rechnungsdaten maßgebend. Deshalb solltest du Rechnungen nicht nur optisch prüfen, sondern auch mit geeigneter Software oder einem Viewer.
Wer muss E-Rechnungen empfangen können?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich technisch in der Lage sein, eine E-Rechnung zu empfangen. Das betrifft auch Freiberufler, nebenberuflich Selbstständige und Kleinunternehmer.
Für den einfachen Empfang genügt zunächst bereits ein E-Mail-Postfach. Du brauchst also nicht zwingend sofort eine teure Buchhaltungssoftware. Allerdings musst du die empfangene Datei danach richtig öffnen, prüfen und aufbewahren können.
Kleinunternehmer sind beim Empfang nicht ausgenommen
Auch wenn Kleinunternehmer von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen sind, müssen sie E-Rechnungen empfangen können. Ein Rechnungsaussteller darf dir deshalb grundsätzlich eine E-Rechnung senden.
Wer muss selbst E-Rechnungen ausstellen?
Die Verpflichtung betrifft vor allem Rechnungen über Umsätze zwischen inländischen Unternehmen, also typische B2B-Geschäfte. Vereinfacht gesagt: Du leistest als Unternehmer an einen anderen Unternehmer, und beide sind im Inland ansässig.
Für Rechnungen an Privatkunden gilt diese allgemeine B2B-Pflicht nicht. Auch Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise gehören zu den wichtigen Ausnahmen. Bei steuerfreien Umsätzen können ebenfalls Besonderheiten gelten.
| Fall | E-Rechnung grundsätzlich relevant? | Einordnung |
|---|---|---|
| Deutscher Unternehmer an deutschen Unternehmer | Ja | Typischer Anwendungsfall der B2B-E-Rechnungspflicht |
| Unternehmer an Privatkunde | Nein, nicht nach der allgemeinen B2B-Regel | Eine normale Rechnung bleibt grundsätzlich möglich |
| Kleinunternehmer stellt Rechnung aus | Von der Ausstellungspflicht ausgenommen | Empfang von E-Rechnungen bleibt trotzdem erforderlich |
| Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro | Ausnahme | Kann weiterhin als sonstige Rechnung ausgestellt werden |
| Rechnung an ausländischen Unternehmer | Nicht automatisch nach dieser Inlandspflicht | Andere umsatzsteuerliche Regeln können gelten |
Entscheidend ist nicht nur dein eigener Status
Für die Einordnung musst du auch prüfen, wer dein Kunde ist, wo beide Unternehmen ansässig sind, welche Leistung du abrechnest und ob eine gesetzliche Ausnahme greift.
Ab wann musst du wirklich E-Rechnungen ausstellen?
Die Pflicht wurde zwar zum 1. Januar 2025 eingeführt, für das Ausstellen gibt es aber Übergangsregelungen. Dadurch können viele Unternehmen noch eine Zeit lang Papier- oder PDF-Rechnungen verwenden.
Alle Rechnungsaussteller dürfen Übergangsregeln nutzen
Statt einer E-Rechnung kann weiterhin eine Papierrechnung verwendet werden. Eine PDF oder ein anderes elektronisches Format ist mit Zustimmung des Empfängers möglich.
Verlängerung bei Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro
Liegt der Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers nicht über 800.000 Euro, verlängert sich die Übergangsfrist grundsätzlich bis zum Ablauf des Jahres 2027.
E-Rechnung im betroffenen B2B-Bereich verpflichtend
Nach Ablauf der jeweils anwendbaren Übergangsfrist reicht eine normale PDF-Rechnung im verpflichtenden Bereich grundsätzlich nicht mehr aus.
Empfangspflicht und Ausstellungspflicht nicht verwechseln
Empfangen können musst du bereits seit 2025. Für das eigene Ausstellen können dagegen noch Übergangsfristen oder Ausnahmen gelten.
Wie musst du eine E-Rechnung speichern?
Eine empfangene E-Rechnung solltest du in ihrer ursprünglichen elektronischen Form aufbewahren. Bei einer XRechnung bedeutet das: Die XML-Datei muss erhalten bleiben. Es reicht nicht, sie nur auszudrucken oder lediglich einen Screenshot beziehungsweise eine erzeugte PDF zu speichern.
Bei ZUGFeRD musst du ebenfalls die originale Datei mit dem eingebetteten strukturierten Teil behalten. Die Rechnung muss während der Aufbewahrungszeit lesbar, vollständig und unverändert verfügbar bleiben.
Ausdrucken ersetzt die elektronische Aufbewahrung nicht
Ein Ausdruck kann zusätzlich hilfreich sein, ersetzt aber nicht die originale elektronische Rechnungsdatei. Die maschinelle Auswertbarkeit und die ursprüngliche Form müssen erhalten bleiben.
Diese Fehler solltest du vermeiden
- jede PDF automatisch für eine E-Rechnung halten,
- eine XML-Datei löschen, nachdem eine lesbare PDF erzeugt wurde,
- nur den sichtbaren Teil einer ZUGFeRD-Rechnung prüfen,
- keinen festen E-Mail-Eingang für Rechnungen einrichten,
- empfangene Dateien einfach unsortiert im Postfach liegen lassen,
- Rechnungen nachträglich umbenennen oder verändern, ohne den Originalzustand zu sichern,
- davon ausgehen, dass Kleinunternehmer E-Rechnungen gar nicht beachten müssen,
- Empfangspflicht und spätere Ausstellungspflicht miteinander verwechseln,
- eine Software auswählen, ohne Export, Archivierung und Datenzugriff zu prüfen.
Du brauchst nicht sofort das teuerste System
Für einen kleinen Start reicht häufig ein eigenes Rechnungs-E-Mail-Postfach, ein geeigneter Viewer und eine saubere, gesicherte Ablage. Sobald die Zahl der Rechnungen wächst, kann eine Buchhaltungssoftware mit E-Rechnungsfunktion deutlich praktischer werden.
Deine einfache Checkliste für die E-Rechnung
FAQ zur E-Rechnung
Ist eine per E-Mail verschickte PDF eine E-Rechnung?
Nicht automatisch. Eine reine PDF ohne strukturierte Rechnungsdaten gilt grundsätzlich als sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung muss ein strukturiertes elektronisches Format enthalten, das maschinell verarbeitet werden kann.
Brauche ich als Kleinunternehmer eine E-Rechnung?
Du musst E-Rechnungen empfangen können. Von der gesetzlichen Pflicht, selbst eine E-Rechnung auszustellen, bist du als Kleinunternehmer grundsätzlich ausgenommen. Freiwillig kannst du natürlich trotzdem E-Rechnungen erstellen.
Reicht ein normales E-Mail-Postfach für den Empfang?
Ja, für den Empfang genügt grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach. Danach musst du die Datei jedoch prüfen, lesbar machen und ordnungsgemäß aufbewahren können.
Kann ich eine XRechnung ohne Spezialsoftware lesen?
Die XML-Datei ist für Menschen nur schwer verständlich. Du kannst einen E-Rechnungsviewer verwenden. Auch die Finanzverwaltung stellt über ELSTER einen Viewer bereit.
Darf ich die XML-Datei nach dem Ausdrucken löschen?
Nein. Die originale elektronische Datei muss erhalten bleiben. Ein Ausdruck oder eine zusätzlich erzeugte PDF ersetzt die Aufbewahrung des strukturierten Originals nicht.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Privatkunden?
Die allgemeine neue Pflicht betrifft vor allem Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Rechnungen an Privatkunden fallen nicht automatisch unter diese B2B-Regel.
Für den Anfang brauchst du vor allem einen klaren Ablauf
Die E-Rechnung klingt komplizierter, als sie im Alltag sein muss. Wichtig ist zuerst, dass du E-Rechnungen empfangen, öffnen, prüfen und im Original speichern kannst.
Für das eigene Ausstellen musst du klären, ob du überhaupt betroffen bist, welche Ausnahme oder Übergangsfrist gilt und ob deine Software ein echtes strukturiertes Format erzeugt.
Der wichtigste Anfängerfehler ist, eine normale PDF mit einer E-Rechnung gleichzusetzen. Achte deshalb immer auf den strukturierten Datenteil und bewahre die Originaldatei unverändert auf.
Hinweis: Dieser Artikel bietet eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung.